Les évènements d’entreprise en plein air gagnent en popularité, surtout en Suisse. Les paysages naturels souvent spectaculaires offrent un cadre idéal pour allier travail et détente.
Que ce soit pour un séminaire, un team building ou une soirée de gala, un événement en extérieur crée une ambiance conviviale et favorise les échanges.
Mais, aussi exceptionnel soit-il, ce type d’évènement exige une planification rigoureuse. Voici 5 éléments essentiels à considérer pour garantir le succès de votre manifestation.
1. Choisir le lieu idéal : un facteur clé de succès
Si vous envisagez d’organiser un évènement d’entreprise en plein air, le choix du lieu est essentiel. Il doit respecter des critères clés, comme être facilement accessible, offrir un cadre agréable et adapté à votre évènement.
Pour un séminaire ou une réunion stratégique, privilégiez un endroit calme, proche de la nature et pourquoi pas avec une vue panoramique ? Ces espaces se prêtent aussi aux activités de team building, idéales pour la cohésion d’équipe.
Outre le cadre, assurez-vous que votre espace évènementiel dispose des infrastructures nécessaires. Cela inclut les lieux d’accueil pour vos invités, mais aussi les équipements audiovisuels ou la Wi-Fi. Un lieu bien équipé contribuera à la fluidité de l’évènement et au confort des participants.
2. Anticiper les conditions météorologiques
En plein air, la météo est toujours une variable à prendre en compte. Vous devez envisager chaque scénario pour prévoir des solutions de repli adaptées. Par exemple, si vous ne disposez d’aucun espace couvert à proximité, prévoyez des tentes ou des auvents, utiles en cas de pluie ou de chaleur excessive.
Selon la saison, hiver ou été, pensez également à disposer des chauffages ou des ventilateurs (et, le cas échéant, de quoi les brancher). Anticiper vous permettra d’ajuster la logistique en conséquence, y compris le jour même de l’évènement.
3. Soigner la logistique
Qui dit évènement réussi, dit logistique soignée ! Votre organisation est essentielle pour garantir une expérience fluide. Cela inclut, par exemple, de planifier le transport de vos participants pour qu’ils puissent venir à votre évènement (et repartir). C’est indispensable si votre espace évènementiel se trouve à l’écart des zones urbaines. Et, même s’il se trouve à proximité de transports publics, les navettes seront un plus !
En ce qui concerne la restauration, optez pour une offre culinaire qui s’adapte à l’environnement extérieur, telle que des buffets ou des cocktails dinatoires. Ils facilitent les échanges informels et garantissent une ambiance décontractée.
4. Mettre l’accent sur l’expérience des participants
Organiser un évènement d’entreprise en plein air est parfait pour créer une atmosphère détendue et propice aux interactions sociales.
En journée, pourquoi pas compléter votre programme avec des activités interactives et des ateliers en lien avec le thème de l’évènement ? Par exemple, pour un séminaire, essayez les sessions de brainstorming en pleine nature. Pour un team building, privilégiez les jeux de collaboration à l’extérieur.
Pensez également à l’ambiance visuelle. Des éléments comme des installations artistiques, des décorations thématiques ou des éclairages créatifs peuvent renforcer l’impact de votre événement.
5. Prévoir un suivi après l’évènement
Après un événement en extérieur, le suivi est essentiel pour maintenir l’engagement et maximiser l’impact de votre action. Partagez des photos et des vidéos de l’événement avec vos participants. Cela crée un lien émotionnel durable et, si l’expérience vécue est position, autant la rappeler à leur mémoire !
Il est aussi important de solliciter des retours sur l’événement. Cela vous permettra de mieux comprendre ce qui a fonctionné et d’améliorer l’organisation des futurs événements en plein air.
Organiser un évènement en plein air peut être la promesse d’une expérience inoubliable pour vos convives. En suivant ces cinq conseils, vous avez déjà de bonnes cartes en main pour la leur offrir !
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